Mempersiapkan Data Seakurat Mungkin
Poin utama yang pastinya akan Anda gunakan dan butuhkan di dalam
semua hal yang berkaitan dengan manajemen tentunya data seakurat
mungkin. Ketika Anda ingin memulai untuk mengelola stok barang di
gudang, pastikan Anda sudah menugaskan satu orang khusus yang
bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti
mencatat stok yang masuk dan keluar.
Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab
mencatat, Ia juga bisa dibantu dengan sebuah program pendukung agar
pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Tujuan dari hal ini dilakukan
adalah agar Anda mengetahui terlebih dahulu data dari periode
sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast)
penjualan pada periode saat ini.
Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah
menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk dijadikan
sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan. Guna mengembangkan
bisnis distributor yang masuk, Anda juga harus melakukan diskusi dan
berkonsultasi lebih dalam dengan tim pemasaran ketika ingin menentukan
angka persediaan stok Anda.
Membuat Forecast Persediaan
Setelah Anda telah mengumpulkan data input dan output barang, langkah
selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat forecast atau
perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang
dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda
memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam.
Hal tersebut menjadi sulit karena dalam langkah ini Anda harus
menentukan jumlah per item yang Anda. Perhitungan ini akan menjadi mudah
jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem informasi penjualan dan
inventaris yang terpadu.
Melalui sistem ini Anda bisa membuat manajemen stok Anda secara
ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan
stock dapat dikontrol dengan lebih baik.
Dalam manajemen gudang, Anda juga harus membuat sebuah jadwal
mengenai persediaan barang tersebut. Dalam kata lain, Anda harus
menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang Anda
tersebut kapan akan keluar dari gudang.
Memberikan Kode di Setiap Barang Anda
Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu Anda ketika
melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak bingung
ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan
yang membeli baju dengan kode D001 berwarna hijau, maka Anda sebagai
penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan
dipesan oleh pelanggan.
Jika barang-barang Anda tidak diberikan kode, maka transaksi yang
akan dilaksanakan pun terasa lebih sulit dan dapat mengurangi citra
perusahaan Anda di mata pelanggan. Selain itu, kode juga akan membantu
Anda ketika menata barang di gudang milik Anda.
Sederhananya seperti ini, jika Anda memiliki persediaan barang
sebanyak 50 baju dengan kode 001-050, maka Anda bisa membuat 5 box atau
kotak dengan masing-masing kotak berisi beberapa urutan kode saja. Kode
001-005 berada di kotak I, kode 006-010 ada di kotak 2, dan seterusnya.
Nah, ketika ada seseorang pelanggan yang memesan barang dengan kode 003,
maka Anda hanya perlu pergi ke kotak nomor 1, praktis dan mudah bukan?
Pisahkan Stok Baru dan juga Stok Lama
Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat Anda bingung
ketika Anda melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang. Ketika ada
kedua barang ini, ada baiknya Anda memisahkan stok lama dan stok baru,
agar Anda mudah menemukan berapa jumlah stok lama yang terjual dan belum
terjual. Anda juga bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru
Anda untuk menghindari tercampurnya stok barang yang baru dan juga yang
lama.
Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan
pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak barang, pengecekan
ini bisa Anda lakukan sebelum pemberian kode. Agar Anda bisa mengetahui
ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang Anda.
Pengecekan ini juga bisa membantu Anda barang mana yang mengalami
kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum Anda memutuskan
untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, Anda bisa
mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk
memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat pada
bagian mana atau lainnya.
Khusus bagi Anda yang merupakan penjual reseller, Anda bisa
mengembalikan barang tersebut kepada supplier atau pemasok Anda. Namun,
jika Anda memproduksi barang dagangan Anda sendiri, sebaiknya Anda tidak
menjual barang dalam kondisi cacat.
Melakukan Pencatatan secara Rutin
Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang
masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda bisa melakukan stok opname
secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan
manajemen stok barang di gudang.
Stock Opname merupakan proses berkala yang dilakukan untuk menghitung
fisik barang dagangan dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh
sebuah bisnis, yang lalu kemudian hasilnya tersebut dibandingkan dengan
jumlah yang ada di dalam catatan persediaan.
